Учёт проката: что фиксировать, чтобы не терять деньги

Чем учёт проката отличается от складского

В магазине единица товара исчезает при продаже, и учёт сводится к остатку. В прокате единица уходит и возвращается, иногда не в том состоянии, в котором уезжала. Поэтому учёт ведётся не по остаткам, а по циклам: выдача, срок, возврат, обслуживание, следующая выдача.

Отсюда три отличия, которые ломают обычную складскую таблицу.

• У позиции есть состояние, а не только количество: свободна, забронирована, в аренде, в ремонте, в чистке. Количество вообще ничего не говорит о том, можно ли выдать позицию завтра.
• У позиции есть история: кто брал, что вернул не полностью, сколько раз чинили и на какую сумму. Без истории вы каждый раз спорите с клиентом с нуля.
• Деньги считаются не с продажи, а с загрузки. Одна и та же единица должна окупить себя за десятки выдач, и до этого момента она либо работает, либо лежит.

Учёт по единицам, а не по названиям

Строка «перфораторов - 8 шт.» для проката бесполезна. Выдаёте вы всегда конкретный перфоратор, и дальше он живёт своей жизнью.

Три одинаковых перфоратора одной модели через год выглядят так:

• первый отработал 240 дней и один раз ездил в сервис;
• второй отработал 90 дней, потому что дважды возвращался с заклинившим патроном;
• третий лежит с апреля, и никто в смене этого не замечал.

В складской строке они неразличимы: одна цифра на всех. В прокатном учёте это три отдельные карточки с разной загрузкой, разными расходами и разным решением: один оставить, второй продать, третий выставить в первую строку каталога.

Что даёт учёт по единицам

• Понятно, у кого сейчас конкретная единица и когда её ждать обратно.
• Видно, какая единица убыточна, а не какая категория в среднем.
• История поломок привязана к единице, а не к названию модели.
• При невозврате есть чем идентифицировать имущество: инвентарный номер, серийный номер, VIN.

Возражение «заводить восемь карточек долго» справедливо ровно один раз, при переезде. Дальше карточка заводится вместе с покупкой, за минуту. Инвентарный номер стоит физически нанести на саму единицу: наклейка, гравировка, бирка. Номер, который есть только в учёте, при возврате никто не сверяет.

Что должно быть в карточке позиции

Минимум, без которого учёт не работает ни в системе, ни в таблице.

Поля, которые зависят от ниши

Дальше карточка расходится. У велосипеда и у платья нет ни одного общего дополнительного поля, и пытаться свести их к одному шаблону бессмысленно.

• Электровелосипед: VIN, ёмкость и количество аккумуляторов, мощность мотора, пробег.
• Строительный инструмент: серийный номер, комплектность, мощность, наработка в моточасах.
• Платье: размер, цвет, бренд, материал, дата последней химчистки.
• Сапборд: длина и объём доски, комплект из весла, лиша и насоса, допустимый вес.
• Фототехника: серийный номер, байонет, комплект из объектива, аккумуляторов и карты памяти.

Что фиксировать при выдаче

Выдача - момент, когда ваше имущество уезжает к постороннему человеку. Всё, что не записано здесь, при возврате превращается в спор, где ваше слово против его слова.

1. Кто берёт: ФИО, телефон, документ. Плюс отметка, брал ли этот человек раньше и чем закончилось.
2. Что берёт: инвентарный номер, а не только название модели.
3. Комплектность поимённо: кейс, второй аккумулятор, зарядка, весло, объектив. Не «комплект полный», а перечисление.
4. Срок: дата и время возврата, а не «на выходные».
5. Тариф и сумма: по какому периоду считаем и сколько получилось.
6. Залог: сумма и форма - наличные, перевод, блокировка на карте.
7. Состояние на момент выдачи: две-три фотографии с царапинами и потёртостями.
8. Подпись: договор и акт приёма-передачи с перечисленным комплектом.

Комплектность и фото занимают на выдаче полминуты и закрывают две трети всех будущих споров. Именно на них экономят чаще всего, и именно они потом стоят дороже всего.

Что фиксировать при возврате

1. Фактическую дату и время. Не плановую: разница между ними и есть просрочка.
2. Сверку комплектности по тому же списку, который подписали на выдаче.
3. Повреждения: что именно, фотография, оценочная стоимость восстановления.
4. Просрочку: сколько дней или часов и по какому тарифу она посчитана.
5. Итоговый расчёт: аренда плюс просрочка плюс удержания, и что из залога возвращается.
6. Статус после возврата: свободна, в чистку, в ремонт.

Залог: сколько брать и как удерживать

Залог - не выручка. Это чужие деньги, которые временно лежат у вас, и в учёте они должны идти отдельной строкой. Смешивать их с доходом опасно: в конце месяца касса покажет сумму, половину которой придётся вернуть.

• Размер привязывайте к стоимости позиции, а не к цене аренды. Ориентир - от 10 до 30 процентов стоимости, для дорогой техники выше.
• Фиксируйте сумму и форму: наличные, перевод, блокировка на карте. Через месяц никто не вспомнит, сколько было и как.
• Удержание оформляйте с суммой и причиной, а не одной фразой «вычли за поломку».
• Остаток возвращайте и записывайте факт возврата. Это защищает вас так же, как и клиента.

Условия залога и порядок удержания должны быть в договоре, иначе удержание придётся обосновывать в переписке. Готовый шаблон можно собрать в генераторе договора проката.

Как считать загрузку и простой

Загрузка - основной показатель проката. Считается по каждой единице отдельно, за конкретный период.

Загрузка = дни в аренде / дни в периоде × 100%

Сапборд был в прокате 14 дней из 30. Загрузка - 47 процентов. Соседний сапборд отработал 24 дня, это 80 процентов. Оба стоили одинаково, и разница между ними - повод разобраться, почему первый выбирают реже: цвет, размер, место на стойке или фотография в каталоге.

Простой в деньгах

Оставшиеся 16 дней при тарифе 1 200 рублей в сутки - это 19 200 рублей, которых вы не получили. Цифра верхняя, потому что спрос на все дни не гарантирован, но она хорошо показывает масштаб: одна недозагруженная позиция за сезон стоит дороже, чем кажется.

Сто процентов не бывает

Между выдачами есть возврат, чистка, зарядка и подготовка. Реальный потолок в сезон - 70-85 процентов. Если считать по формуле и получать больше сотни, значит, аренды в учёте накладываются друг на друга, и где-то потерян день возврата.

Максимум выдач в месяц = 30,4 / (срок аренды + время на подготовку)

Час на подготовку при суточной аренде почти не влияет на цифру. Сутки на химчистку платья при трёхдневной аренде срезают максимум выдач на четверть. А при почасовой выдаче тот же час подготовки съедает треть смены - там за него и надо бороться.

Как понять, какая позиция убыточна

Выручка по позиции ничего не значит сама по себе. Считать нужно с расходами, привязанными к той же единице.

Прибыль по единице = выручка - обслуживание - ремонты

Три единицы одной модели за год могут выглядеть так.

Первые две по выручке почти равны, а по прибыли отличаются в полтора раза: вторая половину года провела в ремонте. Третья не убыточна, но почти не работает - её место в стойке занято зря.

Дальше считается окупаемость: стоимость покупки делится на прибыль в месяц. То же самое, но с сезонностью, налогом и простоем, считает калькулятор окупаемости проката.

Пять мест, где прокат теряет деньги без учёта

1. Недостача комплектующих. Вернули без второго аккумулятора, спор на пять минут, аккумулятор списан в никуда. Лечится перечислением комплекта в акте.
2. Двойная бронь. Позиция обещана двоим на одну дату, потому что первая договорённость была в переписке три месяца назад. Лечится бронями на конкретные даты в общем месте, а не в личных сообщениях.
3. Непосчитанная просрочка. Вернули на два дня позже, никто не выставил счёт. За год это десятки тысяч. Лечится фактической датой возврата и тарифом просрочки.
4. Ремонты без привязки к позиции. Деньги на запчасти уходят общей строкой, и невозможно понять, какая модель их съедает. Лечится записью ремонта в карточку единицы.
5. Мёртвый инвентарь. Позиции, которые не сдавались месяцами, никто не замечает, потому что их не видно в отчёте. Лечится сортировкой по дате последней аренды.

Когда таблица перестаёт справляться

До двадцати-тридцати позиций и одного человека таблицы достаточно, и уговаривать вас переходить на систему раньше времени нечестно. Признаки, что момент настал:

• позиций больше пятидесяти, и поиск по таблице стал медленнее, чем звонок коллеге;
• работает больше одного человека, и вы правите файл по очереди;
• появились брони на будущие даты, а не только выдачи на сегодня;
• тарифов несколько: час, сутки, неделя, месяц;
• есть залоги, и часть из них уже удерживалась;
• на вопрос «где сейчас позиция номер такой-то» никто не отвечает сразу.

Смысл системы не в красоте интерфейса, а в том, что данные вводятся один раз и дальше сами попадают в договор и в отчёт. В таблице те же данные приходится вводить трижды, и на третий раз кто-нибудь ошибается.

Что из этого закрывает OrentCRM

Учёт по инвентарным номерам, свои поля для каждой категории, брони на даты, залоги и удержания, договор из карточки аренды с электронной подписью, фото осмотра при выдаче и возврате, отметка поломок с днями в ремонте, загрузка и выручка по каждой позиции. Разбор по нишам собран в разделе сферы проката. Проверка арендаторов по сети прокатов и GPS-трекинг тоже работают, в каких тарифах - на главной. Чего в кабинете пока нет: расходов на ремонт по единице, поэтому прибыль из таблицы выше считается вне системы.